FAQ – Häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte, abgekürzt ePA, ist ein geschützter Datenspeicher für Ihre medizinischen Dokumente. Sie haben dabei die alleinige Datenhoheit und können bestimmen, was in die Akte hinein- oder hinausgeht und wer und wie lange Zugriff auf Ihre Akte haben soll. Sie können die ePA über Ihr Smartphone nutzen und haben so orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

Muss ich eine ePA nutzen?

Nein, es ist ein freiwilliges Angebot. Sie allein entscheiden, ob Sie eine ePA führen möchten.

Muss ich für die ePA Nutzung bezahlen?

Nein, dass Angebot ist für Sie kostenlos.

Muss ich einen Vertrag zur Führung einer ePA abschließen?

Sie müssen im Registrierungsprozess für die ePA den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und der Datenschutzerklärung zustimmen. Für eine smartphonelose ePA müssen Sie eine unterzeichnete Teilnahmeerklärung und Datenschutzerklärung an uns senden.

Wer kann sich registrieren?

Teilnahmeberechtigt sind grundsätzlich alle Versicherten der BKK SBH.

Wie kann die ePA genutzt werden

Die ePA wird für Versicherte der BKK SBH als App für Android oder iOS angeboten. Versicherte, die keine App nutzen, können auch eine ePA beantragen und diese von ihren berechtigten Ärzten befüllen lassen. Anhand ihrer Gesundheitskarte und der dazugehörigen PIN können sie am Kartenlesegerät ihrer Arztpraxis oder ihres Krankenhauses Berechtigungen verwalten. Über diesen Weg ist das Einsehen von Dokumenten allerdings nicht möglich.

Die „BKK SBH ePA App“ ist über die App-Stores Google Play und Apple iTunes erhältlich.

  1. Laden Sie sich die App im App-Store herunter:
  1. Folgen Sie den Anweisungen im Registrierungsprozess und legen Sie – sofern noch nicht vorhanden – ein Benutzerkonto an, mit dem Sie sich an Ihrer elektronischen Patientenakte einloggen können.

„Ihr Download setzt gegebenenfalls eine vorherige Registrierung beim jeweiligen App-Store und die Installation der App-Store-Software voraus. Die BKK SBH hat keinerlei Einfluss auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung und der Bereitstellung von Downloads in dem jeweiligen App-Store und der App-Store-Software. Verantwortliche Stelle ist allein der Betreiber des jeweiligen App-Stores. Bitte informieren Sie sich bei Bedarf direkt bei dem jeweiligen App-Store-Betreiber.“

Kann ich auch mit meinem Computer oder Laptop auf die elektronische Patientenakte zugreifen?

Nein. Auf Ihre elektronische Patientenakte können Sie per App mit Ihrem mobilen Endgerät zugreifen.

Kann ich auch ohne App eine elektronische Patientenakte anlegen?

Sie können sich eine elektronische Patientenakte auch einrichten, ohne die App zu nutzen. Allerdings haben Sie ohne App nicht die Möglichkeit, Ihre elektronische Patientenakte zuhause einzusehen oder Zusatzfunktionen zu nutzen.

Um sich eine elektronische Patientenakte ohne App einzurichten zu lassen, kontaktieren Sie uns. Sie erhalten eine Teilnahmeerklärung mit den AGB und der Datenschutzerklärung. Wenn die genannten Unterlagen dann unterschrieben bei uns vorliegen, legen wir die elektronische Patientenakte für Sie an und senden Ihnen eine PIN für Ihre Gesundheitskarte zu.

Mit der Gesundheitskarte und der PIN können Sie dann beim Arztbesuch Ihren Arzt über das Kartenterminal in der Praxis oder Krankenhaus dazu berechtigen, die elektronische Patientenakte einzusehen oder Dokumente hinzuzufügen.

Ihr Arzt hat übrigens nicht die Möglichkeit, eine elektronische Patientenakte für Sie neu anzulegen.

Wie lange läuft die ePA?

Die ePA läuft unbegrenzt und ist als lebenslange Akte ausgelegt, sofern sie nicht vom Nutzer pausiert oder gekündigt wird.

Kann ich die ePA jederzeit kündigen?

Sie können Ihre ePA jederzeit unter Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen. Bis zum Kündigungsdatum können Sie weiterhin auf Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten zugreifen, sowie die Kündigung in der App oder bei uns direkt rückgängig machen.

Übrigens: Wenn Sie Ihre Einwilligung in die Datenschutzerklärung bzw. in die Nutzungsbedingungen widerrufen, werden Ihre Daten sofort gelöscht. Hier entfällt die Kündigungsfrist.

Was passiert, wenn ich die Kasse wechsel?

Ab dem 01.01.2022 können Sie beim Kassenwechsel die Daten Ihrer ePA exportieren lassen und zum neuen Anbieter der Akte mitnehmen. Im Jahr 2021 steht diese Funktion leider noch nicht zur Verfügung.

Wie sicher ist die ePA?

Die Datensicherheit bei der BKK SBH ePA entspricht den hohen Vorgaben des BSI in der Informationstechnik und der gematik  mit dem Ziel der Digitalisierung des Gesundheitswesens. Alle Daten werden verschlüsselt und innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Ihr eigener Zugriff auf die ePA ist gesichert und nur Sie selbst bestimmen, wer Ihre Dokumente in der ePA außerdem einsehen oder weitere Dokumente hinzufügen darf.

Ich habe Fragen zur ePA. An wen kann ich mich wenden?

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur elektronischen Patientenakte finden Sie in diesem FAQ.

Bei weiteren Fragen zur Registrierung und Nutzung der elektronischen Patientenakte sowie technischen Problemen wenden Sie sich bitte an unsere Supporthotline unter Telefon 07425-94003-55 oder per E-Mail onlineservice@bkk-sbh.de. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der BKK SBH wird Ihnen gern helfen.

Beachten Sie, dass ihre BKK SBH keinen Einblick in die persönlichen Daten Ihrer elektronischen Patientenakte haben. Bei medizinischen Fragen ist deshalb Ihr Arzt der richtige Ansprechpartner.

Ich habe noch keine Zugangsdaten. Wie lege ich ein Benutzerkonto für die App an?

Für die Beantragung Ihrer ePA und den Zugriff auf Ihre ePA über die App benötigen Sie ein Benutzerkonto. Dieses können Sie direkt in der App anlegen. Öffnen Sie dafür den Menüpunkt “Anmelden” in der App. Wählen Sie dann “Benutzerkonto anlegen”.
Dafür benötigen Sie ein E-Mail-Konto sowie Daten von Ihrer Gesundheitskarte. Um die Sicherheit zu erhöhen, sind nach dem Anlegen des Benutzerkontos drei Schritte notwendig:

  • E-Mail-Adresse bestätigen: Wir senden Ihnen eine E-Mail mit Bestätigungslink an Ihre E-Mail-Adresse.
  • Gerät mit Benutzerkonto verbinden: Damit wird sichergestellt, dass nur Geräte auf Ihre Daten zugreifen können, wenn diese vorher mit Ihrem Benutzerkonto verbunden wurden. Sie können später weitere Geräte mit Ihrem Benutzerkonto verbinden und diese auch löschen.
  • Identität feststellen: In diesem Schritt wird sichergestellt, dass nur Sie selbst oder von Ihnen Bevollmächtigte Personen Ihr Benutzerkonto vollständig aktivieren können. Zur Überprüfung der Identität stehen folgende Verfahren zur Verfügung:
    • Persönlicher Besuch in einer Geschäftsstelle der BKK SBH zur Aushändigung eins Aktivierungscodes
    • VideoIdent der Deutschen Post
    • Identifizierung in einer Postfiliale
    • Online-Ausweisfunktion (eID)

Mit welchen Geräten und mit welcher Software ist die Nutzung der ePA-App möglich?

Geräte mit Android (ab Version 8) und iOS (ab Version 13) Betriebssystem werden grundsätzlich von der ePA App unterstützt.

Wie melde ich mich in der App an?

Wenn Sie bereits ein Benutzerkonto eingerichtet haben, können Sie sich mit Ihrer Versichertennummer und dem von Ihnen gewählten Passwort in der App anmelden. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie nur mit Geräten auf Ihre ePA zugreifen, die mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind.

Die Anmeldung ist aufgrund eines technischen Fehlers fehlgeschlagen. Was tun?

Bitte wenden Sie sich an unsere Supporthotline unter Telefon 07425-94003-55 oder per E-Mail onlineservice@bkk-sbh.de. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der BKK SBH wird Ihnen gern helfen.

Ich weiß mein Passwort nicht mehr. Wie wähle ich ein neues Passwort?

Öffnen Sie den Menüpunkt “Anmelden” in der App. Wählen Sie “Passwort vergessen” und folgen Sie den Anweisungen.

Wie verbinde ich ein neues Gerät mit meinem Benutzerkonto?

Wenn Sie sich auf einem neuen Gerät anmelden, müssen Sie dieses mit Ihrem Benutzerkonto verbinden, um auf Ihre ePA zugreifen zu können. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Wenn Sie ein bereits verbundenes Gerät haben, können Sie darüber eine Freigabe erteilen.
  • Falls Sie kein verbundenes Gerät mehr haben, müssen Sie eine erneute Identifizierung durchführen. Dabei werden aus Sicherheitsgründen alle bisher bestehenden Gerätebindungen an Ihrem Benutzerkonto entfernt.

Wie richte ich meine ePA ein?

Melden Sie sich in der App an und öffnen Sie den Menüpunkt “Elektronische Patientenakte”. Falls Sie noch keine ePA haben, können sie diese gleich an dieser Stelle einrichten. Nachdem Sie den Einwilligungsdokumenten zugestimmt haben, wird Ihre ePA eingerichtet. Danach können Sie mit der App auf Ihre ePA zugreifen oder beim Arzt Berechtigungen erteilen. Beim ersten Zugriff auf Ihre ePA wird diese aktiviert. Hinweis: Erfolgt die Aktivierung nicht innerhalb von 14 Tagen, wird Ihre ePA wieder gelöscht.

Wie greife ich auf meine ePA zu?

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto in der App an. Öffnen Sie den Menüpunkt “Elektronische Patientenakte”. Ihre ePA beinhaltet sensible medizinische Dokumente und ist deshalb ein besonders geschützter Bereich.

Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre ePA zu öffnen: Entweder mit einer PIN und der persönlichen NFC-fähigen Gesundheitskarte (NFC = Near Field Communication – Auslesen der Karte per Funk) oder mit einer Benutzerkennung und einem Passwort (per Komfortzugriff mit der sogenannten alternativen Versichertenidentität al.vi):

  • Für die erste Möglichkeit benötigt der Nutzer oder die Nutzerin ein Smartphone mit NFC-Funktion. Darüber verfügen nahezu alle modernen Smartphones. Um sich nun in die eigene ePA einzuloggen, muss die persönliche elektronische Gesundheitskarte (egk) an das Smartphone gehalten werden und aus Sicherheitsgründen die auf der Karte aufgedruckte „Card Access Number“(CAN) eingegeben werden (damit wird unbefugtes Lesen der Karte verhindert). Über den Chip zur Nahfeldkommunikation (NFC) wird der oder die Nutzerin dann zweifelsfrei identifiziert. Danach muss die persönliche PIN zur Karte eingegeben werden.
  • Die Alternative Versichertenidentität (al.vi) funktioniert ohne Gesundheitskarte. Um sie zu nutzen, wird die Identität des Nutzers oder der Nutzerin in einem hochsicheren Signaturdienst für Sie angelegt. Dadurch können Sie nach der Anmeldung mit Versichertennummer und dem von Ihnen gewählten Passwort über Geräte, welche mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind, Ihre ePA öffnen.

Diese beiden Möglichkeiten garantieren höchstmögliche Sicherheit, sodass nur der Nutzer die Nutzerin selbst und niemand anderes die ePA einrichten und öffnen können.

Hinweis: Wenn Sie das erste Mal mit einem neuen Gerät auf das Aktensystem zugreifen, müssen Sie diesen Zugriff aus Sicherheitsgründen autorisieren. Das Aktensystem sendet Ihnen dazu eine E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Brauche ich eine neue Gesundheitskarte zur Anmeldung?

Die Gesundheitskarte muss NFC-fähig sein, damit sie zur Anmeldung genutzt werden kann. Eine NFC-fähige Karte verfügt über einen Chip zur Nahfeldkommunikation – so wie er auch beim kontaktlosen Bezahlen mit der Bankkarte zum Einsatz kommt. Ab dem IV. Quartal 2020 werden bei der BKK SBH alle Karten nach und nach durch solche mit NFC-Funktion ersetzt. Hat die eigene Gesundheitskarte diese Funktion noch nicht, kann sie gegen eine neue, NFC-fähige Karte getauscht werden. Ob Ihre Karte bereits NFC-fähig ist, erkennen Sie am NFC-Symbol  und am Aufdruck der CAN (eine 6-stellige Nummer, sog. Card Access Nummer) unterhalb des Schriftzuges “Gesundheitskarte” auf der Vorderseite Ihrer Karte. Zum Login mit der alternativen Versicherten-identität al.vi ist keine NFC Gesundheitskarte nötig.

Anmeldeverfahren

Sie können konfigurieren, wie Sie Ihre ePA öffnen wollen. Wählen Sie die Voreinstellung für Komfortzugriff mit al.vi oder Gesundheitskarte. Mehr Informationen dazu finden Sie im Punkt “Wie greife ich auf meine ePA zu?”.

Einwilligungen anzeigen

Sie können jederzeit die Dokumente einsehen, die Sie beim Einrichten Ihrer ePA akzeptiert haben und diese herunterladen.

Ich will meine Einwilligungen widerrufen

Sie können Ihre Einwilligungen natürlich auch widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.

Ich will meine ePA kündigen

Sie können Ihre ePA jederzeit unter Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen. Bis zum Kündigungsdatum können Sie weiterhin auf Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten zugreifen, sowie die Kündigung in der App oder bei Ihrer Krankenkasse rückgängig machen.

Benachrichtigungen konfigurieren

Wenn Sie Ihre ePA öffnen, zeigt die App Ihnen an, ob seit der letzten Anmeldung Dokumente eingestellt oder gelöscht wurden. Sie können den Zeitraum konfigurieren oder Benachrichtigungen generell ein- oder ausschalten.

Geräteverwaltung

Beim Zugriff auf Ihre ePA stellt das Aktensystem sicher, dass nur Geräte zugreifen können, die bereits im Aktensystem registriert sind. In der Geräteverwaltung finden Sie alle Geräte, von denen Sie schon auf Ihre ePA zugegriffen haben. Sie können den Zugriff einzelner Geräte hier sperren oder wieder erlauben, oder Geräte komplett entfernen. Wenn Sie mit neuen Geräten auf Ihre ePA zugreifen, müssen Sie den Zugriff über einen Bestätigungslink autorisieren, der Ihnen an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet wird.

Wie ändere ich die PIN meiner Gesundheitskarte?

Falls Sie ein NFC-fähiges Gerät und eine Gesundheitskarte haben, können Sie die PIN Ihrer Gesundheitskarte über die App ändern. Sie benötigen dazu die auf der Gesundheitskarte vorne aufgedruckte sechsstellige Card Access Number (CAN) sowie Ihre bestehende PIN.

Wie entsperre ich die PIN meiner Gesundheitskarte?

Sie benötigen dazu ein Gerät mit NFC-Funktion. Öffnen Sie Ihre ePA mit Ihrer Gesundheitskarte. Sollte dabei festgestellt werden, dass Ihre PIN gesperrt ist, können Sie die PIN mit Hilfe Ihres PUK entsperren. Sie benötigen dazu die auf der Gesundheitskarte vorne aufgedruckte sechsstellige Card Access Number (CAN) sowie Ihre PUK.

Wer kann Dokumente in meiner ePA speichern?

In Ihrer ePA können Sie jederzeit eigenständig Dokumente speichern und verwalten. Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser, die von Ihnen Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in Ihrer ePA speichern. Wenn Sie einem Arzt keinen Zugang erlauben oder ihm den Zugang widerrufen haben, kann er keine Dokumente in der ePA speichern.

Kann meine BKK SBH Dokumente in meiner ePA speichern?

Wir können aktuell keine Dokumente in Ihrer ePA speichern.

Wie entscheide ich, welcher Arzt Dokumente in meine ePA einstellen darf?

Sie entscheiden zuerst, ob Ihre Hausarzt-, Facharzt- oder Zahnarztpraxis oder Ihr Krankenhaus oder ihre Gesundheitseinrichtung Zugang zu Ihrer ePA haben darf. Wenn Sie etwa Ihrem Hausarzt Zugang zu Ihrer ePA geben möchten, erteilen Sie seiner Praxis die Zugriffsrechte. Außerdem entscheiden Sie für jede Praxis, Krankenhaus oder Apotheke, wie lange der Zugang zu Ihrer ePA möglich ist. Dieser Zeitraum reicht von 1 Tag bis zu 18 Monaten. Automatisch werden sieben Tage vorgeschlagen. Sie können diesen Wert jederzeit ändern.

Welche Dokumente kann ich in meiner ePA speichern?

In Ihrer ePA können Sie Ihre medizinisch relevanten Dokumente digital speichern. Diese Dokumente sind z.B. Laborergebnisse, Ärzteberichte oder Befunde, die Sie erhalten haben und sicher ablegen wollen. Ihre ePA wird bei der Anlage nicht automatisch vorausgefüllt.

Welche Dokumente muss mein Arzt in meiner ePA speichern?

Ihr Arzt bzw. Ihr Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) speichert in Ihrer ePA alle Dokumente, die für Ihre Behandlung relevant sind. Diese Dokumente sind u.a.:

  • Ihr Medikationsplan. Er listet Ihre Medikamente, sofern Sie mind. drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen;
  • Ihr Notfalldatensatz. Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind. Er kann auch darauf hinweisen, ob und wo Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen Organ- und Gewebespendeerklärungen vorhanden sind;
  • Ihre Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen;
  • Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe). Sie halten wichtige Informationen fest, die Ihr Arzt mit Ihren anderen behandelnden Ärzten z.B. im Rahmen einer Überweisung teilen möchte.

Sobald erforderlich muss Ihr Arzt bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) auch Ihre Gesundheitsinformationen aktualisieren:

  • Wenn Sie z. B. ein neues verschreibungspflichtiges Medikament einnehmen und dieses in Ihren Medikationsplan hinzugefügt werden soll.
  • Wenn eine neue Diagnose oder Unverträglichkeit bei Ihnen ärztlich festgestellt wurde und diese in Ihren Notfalldatensatz hinzugefügt werden soll.

Wer ist für die Aktualität der Daten verantwortlich?

Grundsätzlich Sie als Eigentümer der Daten für Ihre komplette Akte. Der Arzt ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Dokumente verantwortlich, wenn Sie eine Übertragung wünschen.

Kann ein Arzt Dokumente in meiner ePA ändern?

Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, welches Sie hochgeladen haben, ändern.

Dokumente, die Sie selbst einstellen, werden automatisch als Eigendokumente klassifiziert. So können sie von Dokumenten, die von Ärzten oder Leistungserbringern hochgeladen werden, unterschieden werden. Sofern Sie entschieden haben, dass Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer Ihre selber eingestellten Dokumente sehen darf, kann er die Klassifizierung eines Dokumentes ändern. Das macht er, wenn er die medizinische Relevanz des Dokumentes erkannt hat.

Kann ein Arzt Dokumente aus meiner ePA löschen?

Ja. Nach Rücksprache mit Ihnen kann Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus), der Sie behandelt, ein Dokument aus Ihrer ePA löschen. Das kann er z.B. tun, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Kann ich Dokumente aus meiner ePA löschen?

Ja. Sie entscheiden, welche Daten Sie in der ePA speichern und teilen. Sie können jederzeit Dokumente aus Ihrer ePA löschen. Damit Ihr Arzt oder Ihr Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) Sie optimal behandeln können, sollten Sie jedoch konkret besprechen, welche Informationen sie benötigen.

Wie lange werden meine Daten in der ePA gespeichert?

Sie können Ihre Gesundheitsdokumente lebenslang in der ePA speichern, denn Ihre ePA steht Ihnen lebenslang zur Verfügung. Sie können jedoch jederzeit Dokumente löschen.

Bedingungslos können Sie die Löschung Ihrer ePA bei der BKK SBH beauftragen. Dies führt zur endgültigen Löschung Ihrer ePA-Dokumente. Vor der Schließung wird es Ihnen empfohlen, Ihre darin enthaltenen Unterlagen, in einem anderen sicheren Ort zu speichern.

Welche Dokumentenformate kann ich in meiner ePA speichern?

Sie können in die ePA alle gängigen Formate hochladen: PDF, JPG, TIFF, TXT, RTF, DOCX, XLSX, ODT, ODS, XML, HL7 CDA/R2 XML.

Wie groß dürfen Dokumente (z. B. Bilder) in der ePA maximal sein?

Jedes Dokument darf die Maximalgröße von 25 MB nicht überschreiten.

Was ist der maximale Speicherplatz in der ePA?

Der Gesamtspeicherplatz ist nicht begrenzt.

Welche Dokumente befinden sich in meiner ePA?

In der Dokumentenliste sehen Sie alle Dokumente, die in Ihrer ePA derzeit abgelegt sind. Sie können die Dokumente nach Titel, Autoren und weiteren Kriterien durchsuchen und filtern. Sie können weitere Details zu Dokumenten abrufen, und diese anzeigen bzw. auf Ihr Gerät herunterladen. Da Sie selbst bestimmen, welche Daten in Ihrer ePA vorhanden sind, können Sie Dokumente auch jederzeit löschen. Bitte beachten Sie, dass es dabei zu Lücken in Ihrer medizinischen Historie kommen kann.

Wie lade ich ein neues Dokument in meine ePA?

In der Dokumentenliste können Sie auch neue Dokumente in Ihre ePA einstellen. Wählen Sie dafür ein auf Ihrem Gerät vorhandenes Dokument. Die App schlägt beim Einstellen des Dokuments Metadaten vor. Sie können diese Daten verändern und so anpassen, dass Sie das Dokument später auf einfache Weise wiederfinden können. Die App verschlüsselt das Dokument vor dem Upload in Ihre ePA und stellt damit sicher, dass nur Sie oder Berechtigte darauf Zugriff haben.

Kann ich Dokumente aus meiner ePA herunterladen?

Sie können jederzeit Ihre Gesundheitsdokumente aus Ihrer ePA-App herunterladen. Achten Sie jedoch darauf, dass die heruntergeladenen Dokumente in einem anderen sicheren digitalen Ordner gespeichert werden.

Wie teile ich meine ePA-Dokumente mit meinem Arzt bzw. Leistungserbringer?

Wenn Sie Ihrem Arzt bzw. Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) Dokumente zur Verfügung stellen wollen, geben Sie ihm zuerst Zugriffsrechte auf Ihre ePA.

Wenn Sie z. B. Ihrem Arzt nur für die Sprechstunde den Zugang erteilen möchten, so begrenzen Sie die Zugriffsdauer auf ein Tag. Wenn Sie aber möchten, dass Ihr Arzt über einen längeren Zeitraum Zugang zu Ihrer ePA hat, legen Sie eine längere Zugriffsdauer fest. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Ihre Behandlung über mehrere Monate dauert und Ihre Gesundheitsinformationen regelmäßig geprüft und aktualisiert werden müssen.

Wenn Sie Dokumente in Ihre ePA einstellen, werden diese automatisch in Ihrem Patientenordner gespeichert. Um diese Dokumente zu sehen, braucht also Ihr Arzt auch Zugang zu Ihrem Patientenordner. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z. B. neue Laborergebnisse oder Befunde aus vorherigen Untersuchungen hochgeladen haben und Ihrem Arzt zur Verfügung stellen wollen. Den Zugang zu Ihrem Patientenordner können Sie jederzeit widerrufen.

Kann mein Arzt Dokumente aus meiner ePA herunterladen?

Ja. Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z. B. Apotheke oder Krankenhaus) kann ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen, sofern Sie ihm Zugriffsrechte gegeben haben. Dieses Dokument ist dann zusätzlich im System Ihres Arztes bzw. Leistungserbringers lokal gespeichert. Wenn Sie das Dokument im Nachhinein in Ihrer ePA löschen, dann wird es dennoch in der lokalen Karteikarte bei Ihrem Arzt vorhanden sein.

Was sind Berechtigungen?

Sie können in Ihrer ePA die Berechtigungen steuern, wer auf Daten in Ihrer ePA zugreifen darf. Berechtigungen sind zeitlich begrenzt und gelten für Kategorien von Dokumenten. Patientendokumente sind Dokumente, die Sie selbst in Ihre ePA hochgeladen haben. Arztdokumente sind Dokumente, die Ärzte, Mediziner und andere Berechtigte in Ihre ePA hochgeladen haben.

In der Berechtigungsliste werden alle Berechtigten angezeigt, welche derzeit Zugriff auf Dokumente in Ihrer ePA haben. In der Liste ist ersichtlich, auf welche Kategorie von Dokumenten jeweils Zugriff besteht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre Berechtigungen in Listenform als PDF auf Ihrem Gerät zu speichern.

Wie verwalte ich Berechtigungen in meiner ePA?

Sie können Berechtigungen jederzeit erteilen, verändern oder entziehen.

Um neue Berechtigungen zu erteilen, suchen Sie direkt in der Applikation nach Ihrem Arzt oder Ihrer Gesundheitseinrichtung. Stellen Sie danach die Dauer der Berechtigung ein, sowie auf welche Kategorie von Dokumenten der Berechtigte Zugriff haben soll.

Wenn Sie Berechtigungen löschen, beachten Sie bitte, dass bereits vom Berechtigten heruntergeladene Dokumente auch weiterhin beim Berechtigten verbleiben. Dieser hat nachfolgend jedoch keinen Zugriff mehr auf Ihre ePA.

Abgelaufene Berechtigungen werden vom Aktensystem automatisch gelöscht.

Wie spezifisch kann ich Berechtigungen vergeben?

Die ePA besteht zum Start 2021 aus zwei Dokumentenbereichen: Dokumente des Versicherten und Dokumente von Ärzten oder Institutionen. In 2021 kann nur der Zugriff auf den kompletten jeweiligen Dokumentenbereich vergeben werden. Das bedeutet, dass alle Dokumente gelesen werden können, es sei denn Sie entfernen diese vor einem neuen Zugriff wieder.

In 2022 kann die Zugriffsberechtigung dokumentenspezifisch erfolgen, so dass Sie konkret festlegen können, welcher Arzt welches Dokument oder Gruppe von Dokumenten einsehen kann.

Wie lange laufen die Berechtigungen?

Das entscheiden Sie allein. Sie haben die freie Wahl der Laufzeit zwischen 1 – 540 Tagen. Voreingestellt sind sieben Tage, die Sie selbstständig anpassen können.

Wer bestimmt, was gespeichert und gelöscht wird?

Sämtliche Aktivitäten in der Akte, wie das Hochladen, Speichern, Herunterladen oder Löschen von Dokumenten erfolgt durch Sie oder indem Sie etwas freigeben, z. B. das Hoch- oder Herunterladen eines Dokumentes durch Ihren behandelnden Arzt.

Hat der behandelnde Arzt nur Leserechte?

Ein Arzt hat erst dann einen Zugriff und somit ein gleichzeitiges Lese-und Schreibrecht, wenn die Praxis von Ihnen für den Zugriff berechtigt worden ist. Ein reines Leserecht und ein reines Schreibrecht gibt es in der ePA nicht. Jedes für einen Zugriff freigegebene Dokument muss zum Lesen aus der ePA heruntergeladen werden. Dann kann es mit der passenden Anwendung (z.B. PDF-Reader) gelesen und gespeichert werden. Insbesondere wenn diese Information der Diagnostik dient oder Therapieempfehlungen ausgesprochen werden, wird der Arzt als Dokumentationsnachweis das Dokument auch in seinem Praxisverwaltungssystem speichern.

Können gesetzliche Vertreter auf die Akte zugreifen?

Ja, wenn Sie ebenfalls bei der gleichen gesetzlichen Krankenkasse versichert und die rechtliche Vertretungsvollmacht gegenüber der Krankenkasse nachgewiesen haben, kann die Akte für den zu Vertretenen geführt werden. Der Vertreter hat in diesem Fall die gleichen Rechte wie der Akteninhaber.

Kann ich auch Vertreter für meine ePA zulassen?

Das wird ab dem 1. Januar 2022 möglich sein. Der Vertreter muss ebenfalls gesetzlich versichert sein und einen ePA-Zugang besitzen. Der Vertreter ist frei wählbar und nicht mit einem gesetzlichen Vertreter zu verwechseln. Er hat die gleichen Rechte wie der Akteninhaber, außer Vertreter einzurichten.

Habe ich Zugriff auf die Akten meiner Kinder?

Ja, wenn Sie ebenfalls bei der gleichen gesetzlichen Krankenkasse versichert und sorgeberechtigt für Ihr Kind sind, dann hat ein Elternteil bis zum 16. Lebensjahr Ihres Kindes das Recht, die Akte zu verwalten.

Was bietet das Protokoll meiner ePA?

Ihre ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Sie jederzeit abrufen, aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe – von Ihnen selbst, aber auch von Berechtigten – auf Ihre ePA ersichtlich. So können Sie nachvollziehen, wenn Dokumente aus Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht werden oder wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Sie können das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht.

Protokolleintrag

Sie haben die Möglichkeit einzelne Protokolleinträge in der Detailansicht zu betrachten.

Hier können Sie die Art, Zeitpunkt und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) des Zugriffs, Name des Nutzers, Bezeichner des Objektes usw. sehen.

Weitere Protokoll Aktionsmöglichkeiten (Protokoll exportieren, exportierte Protokolldaten lokal anzeigen, Protokoll drucken)

Sie können Ihre Protokoll Liste jederzeit exportieren und auf Ihrem Gerät anzeigen lassen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre Protokoll Liste auszudrucken.

Wer bestimmt, was gespeichert und gelöscht wird?

Sämtliche Aktivitäten in der Akte, wie das Hochladen, Speichern, Herunterladen oder Löschen von Dokumenten erfolgt durch Sie oder indem Sie etwas freigeben, z. B. das Hoch- oder Herunterladen eines Dokumentes durch Ihren behandelnden Arzt.

Welche Speicher- und Löschfristen gibt es?

Keine. Im Gegensatz zur Sozialdatenverarbeitung, die wegen einer konkreten Zweckbestimmung (u.a. Abrechnung der in Anspruch genommenen Leistungen) eindeutigen Speicher- und Löschfristen von 4-6 Jahren, je nach Leistungsbereich, unterliegt, gehören die Daten in der ePA Ihnen persönlich und können ein Leben lang gespeichert werden.

Sind alle Daten verschlüsselt?

Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass niemand außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben, die Inhalte lesen können. Zu jedem Dokument gehören auch Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese sind für die Suche unverschlüsselt.

Warum muss ich bei der Registrierung der elektronischen Patientenakte einen Sicherheitsschlüssel erstellen und speichern?

Der Sicherheitsschlüssel ist ein Code den Sie benötigen, um bei einem Wechsel des Gerätes die Daten in der elektronischen Patientenakte wiederherzustellen. Bitte speichern Sie den Sicherheitsschlüssel deshalb sicher außerhalb Ihres mobilen Geräts ab.

Wozu dient die Gerätebindung meines Smartphones?

Durch die Gerätebindung wird Ihre elektronische Patientenakte mit Ihrem Gerät verbunden. So wird verhindert, dass sich jemand von einem fremden Gerät aus in Ihre elektronische Patientenakte einloggen kann. Die Gerätebindung stellt somit einen weiteren Sicherheitsfaktor zusätzlich zu Ihren persönlichen Zugangsdaten dar.

Wie kann ich als Nutzer zur Sicherheit beitragen?

Mit wenigen Mitteln lässt sich die Sicherheit Ihres Smartphones deutlich erhöhen:

  • Laden Sie immer das neueste Update aus dem offiziellen Store herunter
  • Achten Sie auf Ihr Smartphone und lassen es nicht unbeaufsichtigt liegen
  • Verwenden Sie Sperrbildschirme mit kurzen Inaktivitätsphasen
  • Verwenden Sie biometrische Entsperrungen oder ein komplexes Passwort
  • Halten Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten geheim und bewahren Sie diese sicher auf.

Werde ich automatisch abgemeldet, wenn ich inaktiv bin?

Ja. Nach maximal 20 Minuten Inaktivität werden Sie automatisch aus der ePA ausgeloggt. Bei sicherheitsrelevanten Eingaben (z. B. der PIN) oder bei der Registrierung ist der Zeitraum nur halb so groß.

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz im Zusammenhang mit der Nutzung der ePA finden Sie unter folgendem Link: https://bkk-sbh.de/datenschutz/.

Welchen Nutzen hat die elektronische Patientenakte?

Die Kommunikation im Gesundheitswesen zwischen Patienten, Ärzten, Leistungserbringern und Kassen ist oft noch analog und arbeitet mit Papier, Fax und Brief. Viele Informationen über unseren Gesundheitsstand werden nach wie vor in Akten in den jeweiligen Arztpraxen gesammelt. Das kann schnell zum Problem werden: Wechseln wir zum Beispiel den Arzt oder besuchen einen Facharzt, müssen Untersuchungen eventuell wiederholt werden. Schlimmstenfalls fehlen auch wichtige Informationen, beispielsweise über Allergien oder Vorerkrankungen. In der elektronischen Patientenakte werden all diese Infos digital gebündelt. Dazu kommen auch persönliche Gesundheitsdokumente, die bisher in Papierform vorlagen, beispielsweise der Impfpass oder das Zahn-Bonusheft. In der ePA kann alles zusammengeführt werden – ohne, dass unberechtigte Dritte darauf zugreifen können.

Das hat viele Vorteile: Doppeluntersuchungen werden vermieden, die Diagnose kann durch den besseren Informationsfluss genauer gestellt werden und man selbst hat seinen Gesundheitszustand immer im Blick. Auch Risiken werden gesenkt. Gibt es Unverträglichkeiten? Wie waren die letzten Blutwerte? Nimmt der Patient wichtige Medikamente und wie ist deren Dosierung? In der elektronischen Gesundheitsakte sind solche Informationen direkt ersichtlich. Auch für den Notfall können hier alle wichtigen Daten hinterlegt werden. Die Funktionen der ePA werden dabei stetig erweitert, sodass in Zukunft beispielsweise auch elektronische Rezepte oder Krankschreibungen mit ihr genutzt werden können. Die gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat dann ausgedient.

Was kann in der ePA gespeichert werden?

Man kann selbst entscheiden, was genau in der ePA aufgeführt werden soll, wann es gelöscht wird und wer speziell darauf Zugriff bekommen soll. Ab 1. Januar 2022 können die Nutzer dann auch einzelne Daten oder Dokumente freigeben und so noch individueller entscheiden, wer wann und wie lange Einblick bekommen darf. In der ePA können alle wichtigen Informationen rund um die eigene Gesundheit papierlos gebündelt werden.

Es gibt viele mögliche Inhalte, mit denen die ePA befüllt werden kann. Beispiele sind Daten zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten oder geplanten Therapiemaßnahmen, ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe. Außerdem können selbst individuelle Zusatzinfos gespeichert werden, beispielsweise zu Allergien.

Welche Funktionen können ab wann genutzt werden?

Die elektronische Patientenakte steht jedem/jeder gesetzlich Versicherten ab dem 1. Januar 2021 zur Verfügung. Sie kann dann ganz einfach bei der BKK SBH nach vorheriger Anmeldung und Authentifizierung bezogen werden.

Es wird sich dabei um eine App handeln, die auf Smartphones und Tabletts genutzt werden kann. Doch auch für Menschen ohne solche Geräte wird es die Möglichkeit der Nutzung geben, beispielsweise über elektronische Terminals.

Die ePA wird nach der ersten Bereitstellung in zwei weiteren Stufen ausgebaut. Ziel ist eine bessere Vernetzung der Akteure im Gesundheitswesen, eine einheitliche Digitalisierung der bisher oft analogen Abläufe und nicht zuletzt eine Stärkung des Patienten oder der Patientin: Nur der Nutzer oder die Nutzerin selbst entscheidet, was in der ePA aufgeführt wird und wer es einsehen darf. Gleichzeitig hat er oder sie den eigenen Gesundheitszustand immer im Blick.

Welche Funktionen stehen ab Januar 2021 zur Verfügung?

Ab dem 1. Januar 2021 können Befunde, Arztberichte, Röntgenbilder, Therapiemaßnahmen, Vorsorgeuntersuchungen, ein Medikationsplan, ein Notfalldatensatz sowie Arztbriefe in ihr gespeichert werden. Daneben können die Krankenkassen auf Wunsch diejenigen Daten in die ePA übertragen, die sie über den Versicherten oder die Versicherte gespeichert haben.

So hat er/sie alle seine Daten auf einem Blick parat. Ab 2021 können all diese Daten Ärzten und Leistungserbringern nach der Freigabe durch den Versicherten zur Verfügung gestellt werden.

Welche Funktionen sollen ab Januar 2022 zur Verfügung stehen?

Ab dem 1. Januar 2022 können noch weitere Gesundheitsdaten in der ePA gespeichert werden: Impfausweise, Mutterpässe, Untersuchungshefte für Kinder, Zahnbonushefte und Übersichten über bereits in Anspruch genommene Krankenkassenleistungen. Ab diesem Datum wird es auch möglich sein, für jedes einzelne Dokument Leseberechtigungen zu erteilen: Der Nutzer oder die Nutzerin kann dann noch einfacher und zielgerichteter entscheiden, welche Daten er welchen Ärzten oder Gesundheitsdienstleistern zur Verfügung stellen will. Denn nicht jeder möchte, dass beispielsweise der Pflegedienst auch von den Diagnosen des Hautarztes weiß. Hier sind deshalb individuelle Lösungen möglich.

Auch ist dann möglich, dass die eigene ePA durch dritte, persönliche Vertreter geführt wird. Das ist beispielsweise bei Pflegebedürftigen von VorteÄil, die die ePA selbst nicht bedienen können. Zu guter Letzt können ab dem Jahr 2022 alle Daten aus der ePA bei einem Kassenwechsel ganz unkompliziert übernommen werden.

Welche Funktionen sollen ab Januar 2023 zur Verfügung stehen?

Ab dem 1. Januar 2023 können außerdem Daten zur pflegerischen Versorgung der Versicherten in der ePA gespeichert werden, ebenso wie sonstige von Gesundheitsdienstleistern bereitgestellte Daten. Ab 2023 ist darüber hinaus geplant, auch elektronische Krankschreibungen nutzen zu können. Auch diese können in der ePA gespeichert und geteilt werden. Daten aus der ePA können wissenschaftlichen Forschungszwecken zur Verfügung gestellt werden

Welche Funktionen sollen nach 2023 dazu kommen?

In weiterer Zukunft soll die ePA dann noch um weitere Funktionen erweitert werden. So ist geplant, auch digitale Überweisungsscheine, Organspendeausweise oder Patientenverfügungen in ihr bereit zu halten.

Bei all diesen Möglichkeiten der Nutzung gilt jedoch weiterhin: Alles ist freiwillig und lässt sich jederzeit widerrufen. Ohne die Zustimmung des Nutzers oder der Nutzerin hat kein Dritter Zugriff auf diese Daten.